麻國毅
(華東電力集團公司信息中心 ,上海 200002)
摘 要 管理信息系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)為主的信息系統(tǒng)，因此建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)是MIS建設(shè)的最本質(zhì)的任務(wù)，企業(yè)的信息化就是改造企業(yè)混亂無序的數(shù)據(jù)環(huán)境，逐步建立高檔次數(shù)據(jù)環(huán)境的過程。
關(guān)鍵詞 信息工程 管理信息系統(tǒng) 數(shù)據(jù)環(huán)境
The Environment of Management Information system
Ma Guoyi
(Information Center of East China Power Administration,Shanghai 200002)
Abstract: Management information system is a system main concerning data. So setting up stable data foundation is the most essential task of MIS construction. The main target of informization in an enterprise is to change data environment from chaos to high level stable one gradually.
Keyword: Information Engineering MIS Data Environment
目前，國內(nèi)大多企事業(yè)單位都使用計算機參與企業(yè)的管理，而且應(yīng)用水平也從單項應(yīng)用 ─ 財務(wù)、工資、檔案等領(lǐng)域逐漸向管理信息系統(tǒng)（MIS）過渡，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)的信息化。但是由于單項應(yīng)用和MIS在原理、方法上的不同，導(dǎo)致從事MIS建設(shè)的不少，但真正能建設(shè)成MIS的不多，究其原因有多方面，但從技術(shù)角度來講，忽視數(shù)據(jù)環(huán)境的建設(shè)是一個帶有共性的現(xiàn)象，也是MIS建設(shè)不盡人意的重要原因。
1數(shù)據(jù)環(huán)境基本概念
現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)是一個覆蓋全企業(yè)的或主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的輔助管理的人機系統(tǒng)，它的最重要的特征是系統(tǒng)特征和數(shù)據(jù)特征。系統(tǒng)特征強調(diào)MIS是一個集成化的信息系統(tǒng)，不但要物理集成 ─ 各種信息設(shè)備、通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)軟件組成的系統(tǒng)，更重要的是信息集成，使信息繼人、財、物、設(shè)備之后成為企業(yè)的又一主要資源。而信息集成的基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)集成，這就是數(shù)據(jù)特征。美國學(xué)者詹姆斯.馬�。↗ames Martin）創(chuàng)立的信息工程就明確提出數(shù)據(jù)環(huán)境(Data Environment)的概念[1]，他認(rèn)為只要企業(yè)的性質(zhì)和目標(biāo)不變，它的數(shù)據(jù)就是穩(wěn)定的，任何業(yè)務(wù)活動都離不開對這些數(shù)據(jù)的存取，而對這些數(shù)據(jù)的加工處理過程是多變的。企業(yè)的計算機應(yīng)用有四類數(shù)據(jù)環(huán)境，企業(yè)的信息化就是改造企業(yè)混亂無序的數(shù)據(jù)環(huán)境，逐步建立高檔次數(shù)據(jù)環(huán)境的過程。四類數(shù)據(jù)環(huán)境是：
(1)文件系統(tǒng)：沒有使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS），每一項應(yīng)用都獨立設(shè)計自己的數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)包含在功能中、大量的冗余和不一致，數(shù)據(jù)難于交流和共享。
(2) 應(yīng)用數(shù)據(jù)庫：使用了DBMS，但數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一管理，各種應(yīng)用各行其是，隨著應(yīng)用項目的增加，數(shù)據(jù)庫的數(shù)目急劇增加，結(jié)果導(dǎo)致數(shù)據(jù)大量冗余。由于使用了DBMS，對數(shù)據(jù)的描述和操作更為方便，因此加劇了數(shù)據(jù)的混亂。
(3)主題數(shù)據(jù)庫：使用了DBMS，對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，數(shù)據(jù)的組織面向企業(yè)的業(yè)務(wù)主題，因而數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)是穩(wěn)定的，數(shù)據(jù)的獨立性就好，是真正意義上的數(shù)據(jù)庫。
(4) 信息檢索系統(tǒng)：適應(yīng)一些無編程或少編程的優(yōu)秀查詢語言，對主題數(shù)據(jù)庫進(jìn)行萃取和深加工，是適應(yīng)高層查詢和決策支持系統(tǒng)（DSS）的數(shù)據(jù)環(huán)境。
對一個MIS來講，它的數(shù)據(jù)環(huán)境應(yīng)該盡量建設(shè)成三類和四類環(huán)境，少用或不用一類、二類環(huán)境。
2主題數(shù)據(jù)庫
建立一個企業(yè)的主題數(shù)據(jù)庫，需要進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)建模工作，要求改變企業(yè)的數(shù)據(jù)管理方式和傳統(tǒng)的分析方法，因而要得到高層領(lǐng)導(dǎo)的參與和自始至終的強有力的支持；依靠系統(tǒng)分析人員和有豐富業(yè)務(wù)經(jīng)歷的業(yè)務(wù)人員的嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致工作才能完成。
建立一個企業(yè)的主題數(shù)據(jù)庫，必須強化基礎(chǔ)管理工作，其中最重要的是進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)管理和建立信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)體系。
2.1數(shù)據(jù)管理
在需求調(diào)查階段，收集了大量的原始資料，包括報表、帳冊和單據(jù)等，這些原始資料中經(jīng)過分析，將所涉及的內(nèi)容歸納成數(shù)據(jù)項，這些數(shù)據(jù)項將要構(gòu)成企業(yè)的數(shù)據(jù)模型，由此可見這些數(shù)據(jù)項是構(gòu)成企業(yè)“信息大廈”的“建筑材料”。然而，大多數(shù)企業(yè)對這些最基本的“建筑材料”缺乏統(tǒng)一管理或管理不力，結(jié)果導(dǎo)致信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余、不一致和信息混亂。因此要想建立一個企業(yè)的主題數(shù)據(jù)庫，必須從“源頭”抓起，從強化數(shù)據(jù)項的管理做起。數(shù)據(jù)管理是對全企業(yè)的數(shù)據(jù)規(guī)劃、設(shè)計與使用維護(hù)的全面管理，涉及一系列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程和策略的制訂與執(zhí)行。其中有關(guān)數(shù)據(jù)的標(biāo)識、分類和命名方法的標(biāo)準(zhǔn)是最重要的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。
由于數(shù)據(jù)管理是面向全企業(yè)的，因此必須消除數(shù)據(jù)項的同名異義、同義異名等冗余現(xiàn)象，使數(shù)據(jù)項成為能唯一確定，被最終用戶所理解的最小信息單元，類似物理世界中的化學(xué)元素，稱為數(shù)據(jù)元素。數(shù)據(jù)元素具有是什么的邏輯特征，也具有何處、何時、如何使用和由誰使用的物理特征。識別數(shù)據(jù)元素是應(yīng)基于邏輯特征，使數(shù)據(jù)元素與物理的處理特征分離，增加數(shù)據(jù)的獨立性。數(shù)據(jù)元素的管理有命名、定義和標(biāo)識三個方面。
(1) 數(shù)據(jù)元素的命名
數(shù)據(jù)元素命名時，應(yīng)遵循一定的詞法規(guī)則，這樣不同的人對同一客觀存在的數(shù)據(jù)元素也有了一致的命名，盡最大限度地消除同名異義和同義異名。命名的詞法規(guī)則是每個數(shù)據(jù)元素應(yīng)該由下述成分組成：
類別詞是數(shù)據(jù)元素名稱中一個最重要的名詞，用來識別和描述一個數(shù)據(jù)元素的一般用途，基本詞是類別詞最重要的修飾。例如：
付賣主款帳戶號碼
類別詞：號碼
基本詞：賣主
修飾詞：帳戶
修飾詞：付（款）
(2) 數(shù)據(jù)元素的定義
用簡潔明了的、無二義性的語言描述，對數(shù)據(jù)元素做最全面的說明。專業(yè)術(shù)語要規(guī)范用語，使用已頒布的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語。
(3) 數(shù)據(jù)元素的標(biāo)識
人機共用的符號串，規(guī)定符號串的長度，取數(shù)據(jù)元素名稱的英文縮寫，或者取中文拼音字母聲母等原則。
2.2 信息分類編碼[2]
信息分類編碼是管理信息系統(tǒng)又一項極其重要的工作，是自動化處理信息的基礎(chǔ)，離開信息分類編碼現(xiàn)代化管理是一句空話。一般來說，總是先對信息進(jìn)行分類，所謂分類就是把具有共同屬性或特征的信息歸并在一起，把不具有這種共同屬性或特征的信息區(qū)別開了的過程。而編碼就是根據(jù)分類的結(jié)果把信息用一種人機共識的符號體系表示出來的過程。實際上編碼就是文字信息進(jìn)行字符化處理，使之成為量化信息。
信息分類編碼應(yīng)該盡量采用已有標(biāo)準(zhǔn)，按照國際、國家、行業(yè)、部、企業(yè)的順序原則。建立企業(yè)的信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)體系大致可分以下三個階段：
編碼對象的識別
重點考察以下幾種性質(zhì)的信息：
(1) 通用信息：如單位名稱、設(shè)備名稱等；
(2) 一定范圍內(nèi)事物或概念的共同點：如事故原因、會計科目等；
(3) 需要頻繁交換的信息：如上報的報表等；
(4) 能提高數(shù)據(jù)獨立性、提高工作效率的信息：如工資項目等。
代碼結(jié)構(gòu)設(shè)計
代碼的意義要極小化，代碼的使用要極大化，一事一碼。按照信息分類方法、信息內(nèi)容和使用狀況等設(shè)計代碼結(jié)構(gòu)，要遵循代碼的唯一性、可擴性、穩(wěn)定性等原則。
編制代碼對照表
根據(jù)編碼規(guī)則，顯式編出代碼對照表。由于代碼的系統(tǒng)特征，在核定的權(quán)限范圍，做到統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一編制、統(tǒng)一發(fā)布和統(tǒng)一維護(hù)。
2.3數(shù)據(jù)內(nèi)容的組織[3]
即如何組織實體和實體的屬性，要面向企業(yè)的業(yè)務(wù)主題組織數(shù)據(jù)。所謂業(yè)務(wù)主題就是企業(yè)為支持既定的目標(biāo)而必需的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，具有一定的“穩(wěn)定性”和行業(yè)共性，而不是面向應(yīng)用項目。例如，采購行為存在每一個企業(yè)中，在組織數(shù)據(jù)時，我們應(yīng)建立物資實體，供應(yīng)廠商實體 ，采購活動是這二個實體之間的聯(lián)系；而不是建立獨立的面向采購活動的采購實體。在定義了實體以后，再定義實體之間的聯(lián)系，畫出實體圖，消除冗余聯(lián)系。根據(jù)實體之間聯(lián)系的強弱，將實體分成實體組和實體大組，實體大組就是一個主題數(shù)據(jù)庫。這樣規(guī)劃出的主題數(shù)據(jù)庫還要和高層業(yè)務(wù)人員概括與構(gòu)思提出的業(yè)務(wù)主題相結(jié)合，加以調(diào)整。
當(dāng)然主題數(shù)據(jù)庫的識別還可以使用其他方法，例如，參照企業(yè)資源生命周期模型，結(jié)合本企業(yè)的具體情況，識別在規(guī)劃 ─ 獲取 ─ 保管 ─ 處置各個周期業(yè)務(wù)活動所使用的數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)分組成為相關(guān)的主題數(shù)據(jù)庫。各種方法得到的主題數(shù)據(jù)庫相互參照比較，使之更加趨于合理。
每個主題數(shù)據(jù)庫是一些實體的集合，并且要反映實體之間的關(guān)系。上層實體和下層實體是一對多的關(guān)系，下層實體受上層實體的約束。我們可以將一個主題想象為一個“多面體”，頂層實體描述這個“多面體”的基本情況，是靜態(tài)的、單值數(shù)據(jù)；下層實體則反映這個“多面體”的某一側(cè)面的情況，是動態(tài)的、多值數(shù)據(jù)。比如，職工主題數(shù)據(jù)庫：
職工基本情況 E1(職工代碼，職工姓名，出生日期，…)
工作調(diào)動 E11(職工代碼，部門代碼，調(diào)入日期，…）
家庭成員 E12(職工代碼，稱謂代碼，成員姓名…)
外語水平 E13(職工代碼，語種代碼，外語等級，…)
……
實體的性質(zhì)用屬性來表示，屬性就是數(shù)據(jù)元素，應(yīng)該滿足規(guī)范理論的約束。
3數(shù)據(jù)庫設(shè)計
遵循規(guī)范理論，根據(jù)數(shù)據(jù)依賴的類型和性質(zhì)，使設(shè)計出模式滿足規(guī)范理論的約束，保證設(shè)計質(zhì)量，不會出現(xiàn)操作異常，保證數(shù)據(jù)獨立性。
3.1數(shù)據(jù)獨立性
數(shù)據(jù)設(shè)計時就要考慮數(shù)據(jù)和應(yīng)用分離。由于實際應(yīng)用的復(fù)雜性，對一些特殊情況要做特殊處理，需要設(shè)計者有豐富的數(shù)據(jù)處理經(jīng)驗。原則上講數(shù)據(jù)的變化只能是數(shù)據(jù)內(nèi)容的變化，這些變化也只能通過對數(shù)據(jù)庫的增、刪和改等操作來實現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)應(yīng)該穩(wěn)定的。但實際應(yīng)用時可能碰到對數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的改動，這是不容許的。例如：工資管理中的工資表，如果按照實際的工資結(jié)構(gòu)來設(shè)計基表的話，工資項目的增減就成為數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的變動，因此，這是一個不好的設(shè)計（盡管是一個主題數(shù)據(jù)庫，盡管滿足規(guī)范理論的約束！）。數(shù)據(jù)的獨立性很差，工資項目有了變化（這是不可避免的！），不但要修改數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，而且還要修改應(yīng)用程序。如果我們將工資項目用代碼表示，這樣就把結(jié)構(gòu)的變化轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)內(nèi)容的變化。
工資項目代碼用三位字符，其中100 ─ 499代表應(yīng)發(fā)項目，如：100基本工資，101崗位工資……；500 ─ 999代表應(yīng)扣項目，如：500房租，501事假……。基于這樣的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計的工資發(fā)放程序就和工資項目的變化無關(guān)，而且是通用程序，工資項目代碼由各使用單位按照編碼規(guī)則自行編制。當(dāng)有新的工資項目增加時，只須增加一個代碼，無須修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和程序。
3.2指標(biāo)代碼管理
指標(biāo)是一種特殊的數(shù)據(jù)，是企業(yè)全局或某一側(cè)面運行狀況的量化，各行各業(yè)大量地使用指標(biāo)，是領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)運作全貌的必備數(shù)據(jù)。對指標(biāo)的管理首先在概念上遇到了困難，在數(shù)據(jù)庫設(shè)計時，我們定義實體，這個實體的性質(zhì)用屬性表示。對指標(biāo)這個特殊的實體無法定義出這樣的實體，因而實際應(yīng)用時往往一張報表就是一個實體，是和應(yīng)用相關(guān)的，因而這樣的設(shè)計也不是一個好的設(shè)計。考慮到各種指標(biāo)的共性，我們可以建立一套指標(biāo)代碼管理體系，其結(jié)構(gòu)如下：
ZB X X XX X
這套指標(biāo)代碼體系是層次結(jié)構(gòu)，上層對下層1對多關(guān)系。代碼長度七位，各位定義如下：(自左至右)
一、二位，指標(biāo)代碼導(dǎo)引，用二位字母表示；
三位，指標(biāo)體系；
四位，指標(biāo)集；
六位，順序號；
七位，特征碼，代表指標(biāo)的適用范圍，是層次結(jié)構(gòu)，0表示最高層次，適用范圍最大，1，2，…….依次表示下一層次，9為只在本單位使用，不和外界交換信息。一個實例是：
0：部 1：大區(qū) 2：省、市 3：地區(qū) 4：縣 9：本單位
為了適應(yīng)有些統(tǒng)計指標(biāo)多口徑的現(xiàn)象，還可以增加統(tǒng)計口徑代碼，一個實例增加了區(qū)域口徑代碼，技術(shù)口徑代碼。這2個口徑代碼可以組合使用來定義一個指標(biāo)，因此編制代碼時應(yīng)避免沖突。為了增加口徑代碼的靈活性，也可以增加特征碼，定義應(yīng)和指標(biāo)代碼中的特征碼相同。采用了這套代碼體系后，指標(biāo)管理的表結(jié)構(gòu)如下：
基于這個思想，可以編制一個通用程序來管理全域的各種指標(biāo)，這個域就是特征碼0規(guī)定的域。有了特征碼后，下級單位不但可以使用上級規(guī)定的代碼，也可以自行定義適合本單位使用的代碼，不會和上級管理的代碼發(fā)生沖突。通用程序基本功能應(yīng)包括指標(biāo)代碼的管理，指標(biāo)值的輸入、查詢、修改和輸出。
為了使通用程序功能強大、靈活，還需要創(chuàng)建幾張控制表。代碼對照表，計有指標(biāo)代碼對照表、口徑代碼對照表和單位名稱代碼對照表等；指標(biāo)值性質(zhì)表，包括有指標(biāo)的定義、量綱、值域約束、統(tǒng)計特征，如，可否進(jìn)行代數(shù)運算、計算公式等、管理特征，如指標(biāo)的發(fā)布日期、失效日期、所有者等。
此外，這套體系還可以進(jìn)行報表管理。當(dāng)用于報表管理時，指標(biāo)代碼的導(dǎo)引部分可用TA，TB,....等。一個指標(biāo)體系就是一套報表，一個指標(biāo)集就是一張報表。利用通用程序的代碼管理功能將報表的各項編成代碼，再利用通用程序的輸入功能輸入報表的值，利用輸出功能打印報表。
4 運行和維護(hù)
即使我們建立了本企業(yè)的主題數(shù)據(jù)庫，如果管理不力，也不能貫徹第三類數(shù)據(jù)環(huán)境，極有可能蛻化為第二類數(shù)據(jù)環(huán)境，甚至成為更差的一類環(huán)境，因此必須強化對數(shù)據(jù)環(huán)境的管理。首先應(yīng)有組織保證，數(shù)據(jù)管理應(yīng)成為信息中心一個獨立的部門/崗位，不能隸屬于應(yīng)用開發(fā)部門/崗位。因為數(shù)據(jù)管理的目標(biāo)是規(guī)劃、制定文檔、管理和控制全企業(yè)的信息資源，著眼于全企業(yè)的整體效益；而應(yīng)用開發(fā)面向單項應(yīng)用，著眼于個體，況且數(shù)據(jù)環(huán)境是應(yīng)用開發(fā)的基礎(chǔ)，因此必須有一個獨立的部門/崗位來負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理，和應(yīng)用開發(fā)各司其責(zé)，相輔相成。
數(shù)據(jù)管理要根據(jù)管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)特性、數(shù)據(jù)穩(wěn)定性原理、結(jié)合本企業(yè)的具體情況，制訂數(shù)據(jù)管理的政策、規(guī)章制度，做好信息分類和編碼，并嚴(yán)格執(zhí)行。應(yīng)用開發(fā)應(yīng)采用“數(shù)據(jù)啟動”，納入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)環(huán)境，改變由程序員管理數(shù)據(jù)的陋習(xí)。要盡力提高廣大業(yè)務(wù)人員應(yīng)用計算機的水平，不能停留在點鼠標(biāo)、敲鍵盤，事事離不開程序的狀態(tài)，使業(yè)務(wù)人員變成為只會使用所謂的“傻瓜軟件”的計算機“傻瓜”。在規(guī)劃設(shè)計正確、數(shù)據(jù)充沛、運行良好的數(shù)據(jù)環(huán)境下，鼓勵業(yè)務(wù)人員聯(lián)機使用，借助一些高效的工具，解決自己業(yè)務(wù)活動中的數(shù)據(jù)需要，特別使一些隨機的、臨時性的數(shù)據(jù)處理工作，應(yīng)能自理。
總之，企業(yè)信息化是永無止境的，隨著技術(shù)的進(jìn)步、管理水平的提高，會對信息化建設(shè)提出更高的要求，而信息化的基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)。因此我們必須重視數(shù)據(jù)，強化管理，為企業(yè)的“信息大廈”打下穩(wěn)定的基礎(chǔ)。
主要參考文獻(xiàn)
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趙艷華主編：《信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)化》中國標(biāo)準(zhǔn)出版社
麻國毅：《管理信息系統(tǒng)的建設(shè)》電子與信息化，1998年1—2期
