卜紅杰
啟用ERP目的
河北省電力建設(shè)第二工程公司是國家火電建筑安裝施工一級企業(yè)，主營火力發(fā)電廠及核電站常規(guī)島建筑安裝施工，兼營民用建筑施工和其他工業(yè)設(shè)備安裝。
隨著科技進(jìn)步和全球信息化進(jìn)程的加快，迫使企業(yè)放棄傳統(tǒng)的管理模式，利用先進(jìn)的管理思想和技術(shù)手段加強競爭力，提高管理水平和資源利用水平。對于建筑施工企業(yè)，物流的控制顯得尤為主要。因為一個火電施工項目的直接材料費支出占其建安產(chǎn)值的60%以上，而且材料品種復(fù)雜多樣。據(jù)統(tǒng)計，一個2×300MW的火電項目所耗用的原材料、輔助性材料及半成品要超過2萬種之多。所以，施工企業(yè)物流的控制是經(jīng)濟(jì)管理的難點，更是重點，是企業(yè)制勝的關(guān)鍵之一。而傳統(tǒng)的財務(wù)軟件主要針對財務(wù)部門的財務(wù)核算，偏重于資金流，不能滿足目前企業(yè)的需求。如何解決這些問題？要解決這些問題，應(yīng)用ERP是企業(yè)較好的選擇。
軟件的選擇
我們最終選擇了“浪潮通軟ERP系統(tǒng)”，該系統(tǒng)包括帳務(wù)處理、輔助管理、報表管理、工資管理、固定資產(chǎn)、庫存管理、存貨核算、銷售管理、成本核算、財務(wù)分析、匯總/合并報表等子系統(tǒng)。通過各個子系統(tǒng)的分工、協(xié)作，能夠很好的將物流與資金流結(jié)合。
系統(tǒng)的實施分析
ERP的實施是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要軟件開發(fā)商與用戶各方面的緊密配合�？紤]到我公司實際情況，如果一口氣上整套系統(tǒng)，對舊的管理模式?jīng)_擊太大，可能會受到來自各方面的壓力，形成騎虎難下的局面。結(jié)合浪潮通用軟件公司實施企業(yè)管理系統(tǒng)的經(jīng)驗——管理過程平滑過渡，決定分兩步走：
1.實施財務(wù)系統(tǒng)，主要啟用帳務(wù)處理、輔助管理、報表管理、固定資產(chǎn)、財務(wù)分析、現(xiàn)金流量等子系統(tǒng)。
2.待財務(wù)系統(tǒng)步入軌道后，再實施進(jìn)銷存系統(tǒng)，主要有采購管理、庫存管理、存貨核算子系統(tǒng)。
財務(wù)系統(tǒng)的實施
1999年底我們開始實施財務(wù)系統(tǒng)，由于財務(wù)部門電算化較早，因此人員的計算機水平相對較高，實施過程中對軟件的理解也較快，和軟件公司的實施人員配合較默契。這也是將整個系統(tǒng)分兩步實施的原因之一。
在實施中，我們逐步體會到軟件功能的強大，尤其是增加的輔助核算功能(專項核算、個人往來、單位往來)，簡化了科目結(jié)構(gòu)。此外，還有帳務(wù)數(shù)據(jù)的輸出功能，包括各種帳表的查詢和打印。其中包括科目余額表和二維余額表；總帳、三欄式明細(xì)帳、多欄式明細(xì)帳；序時帳、其他日記帳；憑證匯總表等。
無論是查詢余額表還是帳頁，均具有以下特點：1.可以查詢未記帳憑證，即虛擬查詢，將沒有記帳的憑證以記帳后的結(jié)果查詢出來。2.可查詢?nèi)我鈺嬈陂g的余額或者帳頁。3.由余額、帳頁表可以聯(lián)查憑證信息。4.可以聯(lián)查相關(guān)科目的輔助核算情況。并且，用戶可以提前輸入下一月或下幾個月的記帳憑證，這樣可有效避免因月底結(jié)帳而影響下月的正常業(yè)務(wù)處理。
此外，提供更加方便靈活的報表格式定義功能，同時提供方便直觀的計算公式定義，非專業(yè)人員也可以輕松進(jìn)行報表公式定義。提供標(biāo)準(zhǔn)報表的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出功能，可將系統(tǒng)內(nèi)其他單位的報表轉(zhuǎn)入本單位使用，既減輕了報表定義的工作量，同時也保持了與系統(tǒng)內(nèi)各單位報表格式的一致性，便于上級單位的報表匯總工作。系統(tǒng)具有較強的財務(wù)分析能力，通過“資產(chǎn)負(fù)債表”、“損益表”、“現(xiàn)金流量表”分析財務(wù)狀況評價指標(biāo)，及時了解企業(yè)目前的運作情況并進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
經(jīng)過半年的運行，系統(tǒng)性能很穩(wěn)定，每月的各種帳表都能及時、準(zhǔn)確的打印出來存檔。財務(wù)系統(tǒng)的成績，堅定了公司領(lǐng)導(dǎo)和下屬的物資公司上物資系統(tǒng)，即進(jìn)銷存系統(tǒng)的決心。
物資系統(tǒng)的實施
財務(wù)子系統(tǒng)運行半年后開始著手實施進(jìn)銷存子系統(tǒng)。進(jìn)銷存系統(tǒng)實施過程有很大一部分是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立過程：
1.建立了全面、完整的物資編碼體系。解決了多年來由于各個項目部“各自為政”造成的基礎(chǔ)資料不規(guī)范、不全面等矛盾。
2.建立了工程及非工程編碼體系。進(jìn)一步規(guī)范和細(xì)化了工程項目的核算單位。這兩個體系的推廣和完善，給公司的經(jīng)營考核打下了良好的基礎(chǔ)。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立的全面且完善，系統(tǒng)的實施就可以說成功了一半。為了進(jìn)一步考核系統(tǒng)的可用性及實用性，對系統(tǒng)進(jìn)行了一個月的測試。經(jīng)過測試，項目小組認(rèn)為浪潮企業(yè)管理軟件不僅從功能上能夠滿足公司的業(yè)務(wù)需求，并且一定會使公司的物資管理水平邁上新的臺階。
由于公司是電力基建行業(yè)，沒有銷售環(huán)節(jié)，所以我們只啟用了采購、庫存及存貨模塊。通過采購系統(tǒng)錄入原始單據(jù)，庫存系統(tǒng)確認(rèn)物料的收發(fā)數(shù)量，存貨系統(tǒng)確認(rèn)物料的收發(fā)成本。此外，系統(tǒng)提供強大的報表查詢和用戶自定義的任意條件的業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表的功能。采購模塊主要有：應(yīng)付款余額查詢、應(yīng)付款帳齡分析；根據(jù)訂單、采購入庫單、發(fā)票等原始資料，任意定義各種需要的統(tǒng)計報表，進(jìn)行采購分析。庫存各種帳表的查詢和統(tǒng)計：庫存余額月報、日報，庫存明細(xì)帳、物料批次明細(xì)帳；收發(fā)存匯總表，入、出庫單據(jù)統(tǒng)計匯總表；存儲庫齡分析、存貨分布分析；庫存物料超儲、短缺、過期、積壓告警。存貨模塊可以隨時查詢存貨的金額余額，其報表完全同庫存一樣，只是庫存管理的是物料的數(shù)量，而存貨反映的既有物料的數(shù)量又有物料金額，軟件在存貨子系統(tǒng)實現(xiàn)物流與資金流同步管理。
二次開發(fā)
浪潮通軟ERP是以制造行業(yè)為模型開發(fā)設(shè)計的，而我公司屬于基建施工企業(yè)，有著自身特殊的生產(chǎn)過程和管理流程，產(chǎn)品功能與客戶需求之間不可避免的存在差異。經(jīng)過一年的應(yīng)用后，在供需雙方充分溝通的基礎(chǔ)上，我們同浪潮通軟公司簽訂了二次開發(fā)合同。主要針對以下方面進(jìn)行二次開發(fā)：
1.預(yù)算價(計劃價)與實際價并行
隨著基建體制改革的進(jìn)一步深化，施工企業(yè)的“成本、效益”觀念日益強化，經(jīng)營者關(guān)心的不再只是進(jìn)度，轉(zhuǎn)而以效益為重點。這就要求軟件能夠提供材料實際價與預(yù)算價(標(biāo)準(zhǔn)成本)的實時比較，使管理者能夠及時發(fā)現(xiàn)盈虧狀況，迅速作出反應(yīng)，調(diào)整生產(chǎn)或經(jīng)營策略。而浪潮通軟公司的商品軟件只提供了單種價格核算體系。為了達(dá)到這一目的，雙方共同努力，我公司適當(dāng)調(diào)整了物流管理的業(yè)務(wù)流程，浪潮通軟公司據(jù)此對源代碼進(jìn)行了修改，完成了二次開發(fā)。實現(xiàn)了兩種價格體系共存，為領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策提供了依據(jù)。
2.存貨耗用二維分析表
由于浪潮通軟ERP系統(tǒng)是以制造行業(yè)為模型設(shè)計的，而建筑行業(yè)的產(chǎn)品(建筑物、構(gòu)筑物)屬單件產(chǎn)品，其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)相對制造行業(yè)來說要復(fù)雜得多。因此，我們也把物料去向分析作為了二次開發(fā)的又一重點。開發(fā)后的“存貨耗用二維分析表”可以以領(lǐng)料單位、物料類別、工程項目等要素任意組合查詢，形成二維表格，一目了然，給管理者提供極大便利。
3.材料質(zhì)量跟蹤表
河北電建二公司是ISO9002認(rèn)證企業(yè)，根據(jù)ISO9002(2000版)有關(guān)要素(7.5.3標(biāo)識和可追溯性)要求，對主要材料進(jìn)行全過程跟蹤。經(jīng)過供需雙方共同努力，在浪潮通軟ERPV6.3標(biāo)準(zhǔn)版基礎(chǔ)上，增加了材料質(zhì)量跟蹤功能，從而滿足了主要材料從供貨廠商直至所用分項工程的全過程追蹤。
實施的效果
經(jīng)過兩階段分步驟的實施應(yīng)用，企業(yè)管理軟件給我們企業(yè)帶來的效益已充分體現(xiàn)出來：
1.減輕了財務(wù)人員的工作量
在平時的業(yè)務(wù)過程中，財務(wù)人員只要在計算機上輸入記帳憑證，就可以進(jìn)行財務(wù)部分的處理，月底憑證都錄入完并審核記帳后，只要運行報表管理子系統(tǒng)的公式計算，系統(tǒng)就可以計算出所需各種報表。整個過程除憑證需手工輸入外，不需要進(jìn)行任何人工處理。
固定資產(chǎn)、資產(chǎn)折舊科目及庫存材料等科目無需手工錄入憑證，只要在固定資產(chǎn)及進(jìn)銷存子系統(tǒng)根據(jù)憑證生成定義，系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)帳憑證，并傳遞到帳務(wù)處理子系統(tǒng)。
2.減輕了核算員、統(tǒng)計員的工作量
應(yīng)用ERP后，極大程度地減輕了物資核算員、統(tǒng)計員的工作量，以前物資公司完全是手工管理庫存帳，倉庫保管員平時手工做帳，月底十幾個倉庫將手工單據(jù)交到核算員、統(tǒng)計員處，核算員、統(tǒng)計員再手工統(tǒng)計單據(jù)，制作各種報表。現(xiàn)在，倉庫保管員平時將單據(jù)錄入計算機，月底核算員、統(tǒng)計員只要點擊幾下鼠標(biāo)，系統(tǒng)自動計算入庫及出庫成本，記帳后就可以打印所需各種報表，并可以隨時查詢以前任意期間的資料。
3.保證了庫存帳同財務(wù)庫存科目帳同步
提高了工作效率和工作質(zhì)量。以前為了保證核算員、統(tǒng)計員月底前能將報表上交到公司財務(wù)部門，各個倉庫總是提前10天結(jié)每個月的賬目，就是說每個月總有1/3的發(fā)生數(shù)要到下一個財務(wù)期間才能結(jié)算。這不但造成了財務(wù)信息失真、經(jīng)濟(jì)核算不準(zhǔn)確，日積月累還會影響公司決策層的正確決策�，F(xiàn)在不僅提高了工作效率和工作質(zhì)量，而且實現(xiàn)了物資公司庫存金額帳同財務(wù)庫存帳的同步，解決了長期以來困擾公司的帳帳不符問題。
4.規(guī)范了物資業(yè)務(wù)流程
在實施過程中項目小組在公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下有效組織各部門人員，協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系，增強管理力度，制訂了一套適合公司的物資管理工作流程，形成一個由采購管理、庫存管理、材料核算、質(zhì)量跟蹤等大小環(huán)節(jié)組成的相互聯(lián)系、相互制約的管理系統(tǒng)。
現(xiàn)在，河北電建二公司的ERP管理系統(tǒng)已初具規(guī)模。通過實施，造就了一批能熟練應(yīng)用計算機的管理人員，也培養(yǎng)了一批懂企業(yè)管理的計算機應(yīng)用軟件實施人員。我們堅信，財務(wù)及物資系統(tǒng)的應(yīng)用帶來的管理模式的改變，企業(yè)效益的提高，一定會為全公司的管理信息化的進(jìn)一步應(yīng)用與推廣打下堅實的基礎(chǔ)。
