企業(yè)在準(zhǔn)備應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，需要理智地進(jìn)行立項(xiàng)分析：弄清企業(yè)發(fā)展是不是到了該應(yīng)用ERP系統(tǒng)的階段？為什么要上ERP？主要解決哪些問(wèn)題和達(dá)到哪些目標(biāo)？有沒(méi)有資金條件上ERP、基礎(chǔ)管理工作有沒(méi)有理順或準(zhǔn)備在上ERP之前讓咨詢(xún)公司幫助理順、人員素質(zhì)夠不夠高？還要弄清上ERP是領(lǐng)導(dǎo)“葉公好龍”還是真正管理需求，領(lǐng)導(dǎo)是不是真的重視。
所有這些都可以歸結(jié)為ERP的立項(xiàng)分析工作，它可以回答和解決這些問(wèn)題。ERP的立項(xiàng)分析工作主要要做好兩份報(bào)告：需求分析報(bào)告和投資效益分析報(bào)告，合稱(chēng)可行性分析報(bào)告。 從經(jīng)驗(yàn)表明，企業(yè)在未接觸ERP系統(tǒng)的情況下，要做好這些分析有一定難度，因此，一般通過(guò)專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)顧問(wèn)的協(xié)助來(lái)完成。
12.1 需求分析
必要性分析又稱(chēng)需求分析。社會(huì)需求是推動(dòng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的動(dòng)力，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求企業(yè)不斷改進(jìn)和提高管理水平，ERP正是為滿(mǎn)足這種要求而產(chǎn)生的。企業(yè)有了比較迫切的需求，有了內(nèi)部動(dòng)力的驅(qū)動(dòng)，才會(huì)去了解ERP，研究ERP，實(shí)施ERP 。因此企業(yè)是否要實(shí)施ERP，如何實(shí)施ERP，必須全面分析企業(yè)的需求，這是實(shí)施ERP的首要基礎(chǔ)。
一、需求分析的意義
需求分析是指在充分了解客戶(hù)情況，包括客戶(hù)生產(chǎn)、財(cái)務(wù)及管理流程后，與客戶(hù)一起討論對(duì)系統(tǒng)的具體要求，針對(duì)其現(xiàn)行體制中的不足及目前所需的信息，制定出一套用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的需求方案。需求分析是完全以企業(yè)的需要及實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，因此為企業(yè)合理地選擇系統(tǒng)提供了基本保障。需求分析按照由頂至底、由大到小、由粗到精的過(guò)程來(lái)進(jìn)行。需求分析是整個(gè)實(shí)施過(guò)程中至關(guān)重要的一步，是否制定出合理的客戶(hù)需求決定了以后整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施的成敗。
1、需求分析是進(jìn)行系統(tǒng)選型的指導(dǎo)
由于不同的系統(tǒng)其開(kāi)發(fā)的側(cè)重點(diǎn)不同，所適用的行業(yè)也各不相同。就制造行業(yè)而言，不同企業(yè)其物料清單的結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)方式大相徑庭，在進(jìn)行主生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃時(shí)，軟件將物料清單的結(jié)構(gòu)展開(kāi)，其計(jì)算方法存在很大區(qū)別，所產(chǎn)生的采購(gòu)計(jì)劃、銷(xiāo)售計(jì)劃和預(yù)計(jì)生產(chǎn)時(shí)間自然就會(huì)因系統(tǒng)而異。很難想像一個(gè)藥品制造業(yè)的企業(yè)采用裝配型產(chǎn)品制造業(yè)的成本核算系統(tǒng)會(huì)帶來(lái)什么結(jié)果。藥品制造業(yè)由于其行業(yè)的獨(dú)特性需嚴(yán)格追蹤其產(chǎn)品中各種成份的含量及生產(chǎn)時(shí)間，若采用了裝配型產(chǎn)品制造業(yè)的核算系統(tǒng)，則無(wú)法準(zhǔn)確追蹤上述兩個(gè)因素，整個(gè)系統(tǒng)的功能也隨之打了一個(gè)很大的折扣。作為用戶(hù)和咨詢(xún)?nèi)藛T雙方都不希望看到投入很大精力、財(cái)力及時(shí)間取得的一套系統(tǒng)與自己當(dāng)初設(shè)想的功能完全不相吻合這一局面。因此正確地選擇系統(tǒng)類(lèi)型成為系統(tǒng)能發(fā)揮足夠效用的決定性因素。
2、需求分析為鑒定一個(gè)系統(tǒng)是否適合于企業(yè)建立了參照標(biāo)準(zhǔn)
大型IT系統(tǒng)的選擇是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。實(shí)際上，就所有系統(tǒng)而言，一些表面的需求是容易得到滿(mǎn)足的。而更深一步的具有企業(yè)獨(dú)特性的需求才是用戶(hù)在選擇系統(tǒng)時(shí)需要予以最多考慮的。如果用戶(hù)對(duì)自身的需要不作深入地分析，往往會(huì)在系統(tǒng)實(shí)施一段時(shí)間以后，才發(fā)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)及管理需求并沒(méi)有得到滿(mǎn)足，但此時(shí)系統(tǒng)已經(jīng)安裝完成，并已耗費(fèi)了大量的人力、物力資源。類(lèi)似這樣的由于用戶(hù)沒(méi)有進(jìn)行深入的需求分析，或由于一種趨從的心理做出了錯(cuò)誤的系統(tǒng)選擇而導(dǎo)致大量資金、資源及時(shí)間的浪費(fèi)已屢見(jiàn)不鮮。而有經(jīng)驗(yàn)的IT咨詢(xún)顧問(wèn)的作用則在于引導(dǎo)客戶(hù)制定正確的需求，從而根據(jù)這些需求協(xié)助客戶(hù)選擇出適合于自己的系統(tǒng)。
二、需求分析的內(nèi)容
需求分析可分為宏觀和微觀兩個(gè)方面來(lái)談。宏觀上的需求分析是從整體和戰(zhàn)略的高度出發(fā)，全面分析規(guī)劃企業(yè)的需求，是企業(yè)制定ERP實(shí)施目標(biāo)的基礎(chǔ)。而微觀上的需求分析是針對(duì)企業(yè)具體的業(yè)務(wù)流程，甚至是具體產(chǎn)品的分析，我們將在下一章對(duì)微觀需求分析做詳細(xì)介紹。 宏觀上的需求分析主要包括以下幾個(gè)方面的工作：
1、 分析企業(yè)目前的管理方式是否適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的要求。
建立ERP系統(tǒng)的目的是為了提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，首先要從長(zhǎng)遠(yuǎn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略出發(fā)，分析企業(yè)同全球主要的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手之間的差異，如產(chǎn)品性能及價(jià)值、質(zhì)量、技術(shù)、價(jià)格以及售前售后服務(wù)水平的差別等，找出影響競(jìng)爭(zhēng)力的主要因素。 還要分析企業(yè)在市場(chǎng)中的應(yīng)變能力如何；目前的管理方式和工作方式能否勝任市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)要求，如手工訂單管理能否滿(mǎn)足客戶(hù)的工期要求，如果不能勝任或是已經(jīng)落后，壓力很大，企業(yè)上下的決策者、管理者、操作者是否要求改變現(xiàn)狀，呼聲高不高，是否達(dá)成廣泛的共識(shí)，這是實(shí)施ERP的內(nèi)部源動(dòng)力。 應(yīng)當(dāng)看到，ERP并不是解決所有管理問(wèn)題的靈丹妙藥，它有一定的使用范圍。例如有的企業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)適銷(xiāo)不對(duì)路或設(shè)計(jì)周期長(zhǎng)，成為影響競(jìng)爭(zhēng)力的主要矛盾。這種情況應(yīng)先致力于市場(chǎng)研究，調(diào)查分析技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，推行并行工程、采用CAD－CAPP－CAM工程來(lái)解決。有的企業(yè)技術(shù)裝備落后、質(zhì)量無(wú)保證，應(yīng)先實(shí)現(xiàn)技術(shù)和設(shè)備的更新改造，提高人員素質(zhì)，建立質(zhì)量保證體系，提高產(chǎn)品質(zhì)量。
2、 分析企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)。
是制造業(yè)還是其它行業(yè)，是單一行業(yè)生產(chǎn)還是跨行業(yè)經(jīng)營(yíng)。如果是制造業(yè)，那么是離散型生產(chǎn)還是連續(xù)流程型生產(chǎn)，或是混合型生產(chǎn)制造企業(yè)，是大制造小裝配型還是小制造大裝配型。只有搞清楚本企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)和生產(chǎn)制造特點(diǎn)，才能準(zhǔn)確研究ERP實(shí)施的可行性與難易程度。
3、 理清企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。 分析企業(yè)是單一工廠還是多工廠，如果是多工廠多業(yè)務(wù)流程，那么各工廠的相互關(guān)系如何，是串連還是并行，是相互獨(dú)立還是相互關(guān)聯(lián)，這些業(yè)務(wù)流程的業(yè)務(wù)量有多大，哪些是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是部分業(yè)務(wù)實(shí)施ERP，還是全部業(yè)務(wù)都需要上ERP，實(shí)施ERP需要對(duì)哪些業(yè)務(wù)流程、組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革和重組，變動(dòng)大不大，是否可行，能否平穩(wěn)過(guò)渡。
4、分析企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，企業(yè)上下的管理方式、活動(dòng)方式、思想方式是否符合現(xiàn)代企業(yè)的要求。
企業(yè)的管理機(jī)制是否合理，是否符合市場(chǎng)規(guī)律和企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，管理制度是否完善和規(guī)范，可操作性如何，執(zhí)行是否通暢；各級(jí)管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程是否已經(jīng)規(guī)范化體系化，各種數(shù)據(jù)的處理和傳遞是否準(zhǔn)時(shí)、規(guī)律；企業(yè)內(nèi)部是否已經(jīng)應(yīng)用了計(jì)算機(jī)，普及程度如何，是否建立了以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的管理信息系統(tǒng)，有多少管理工作納入其中，應(yīng)用效果如何；企業(yè)的決策者、管理者、操作者對(duì)于ERP的原理、概念、方法有無(wú)了解，是否接受，是否愿意運(yùn)用于企業(yè)的管理中；企業(yè)人員是否經(jīng)過(guò)全面的信息技術(shù)、現(xiàn)代管理科學(xué)等知識(shí)培訓(xùn)，是否掌握到一定程度并能夠初步運(yùn)用到工作中。
12.2 投資效益分析
ERP是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，投資較大，不但要投入大量的軟件費(fèi)、硬件費(fèi)，還要投入咨詢(xún)服務(wù)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)。在國(guó)外，軟件、硬件與服務(wù)的投資比例一般為1∶2∶4，國(guó)內(nèi)的投資比例則為1∶4∶1，可見(jiàn)對(duì)實(shí)施前期的咨詢(xún)服務(wù)，實(shí)施過(guò)程中和運(yùn)行后的維護(hù)服務(wù)費(fèi)用的投資，對(duì)于ERP的順利實(shí)施也有一定的影響。
企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)后可能帶來(lái)什么效益，應(yīng)當(dāng)事先有所估計(jì)。用于ERP系統(tǒng)的硬件、軟件和服務(wù)是一筆不小的投資，投資不僅要回收，而且要產(chǎn)生利潤(rùn)。企業(yè)在ERP項(xiàng)目上的投資預(yù)算，也要根據(jù)可能獲得的效益來(lái)估算。因此要進(jìn)行投資效益分析，不但要計(jì)算軟件和硬件的投資金額，而且要充分做好咨詢(xún)服務(wù)費(fèi)的預(yù)算，分析企業(yè)的投資承受能力。如果企業(yè)有充備的資金，則可順利上馬，否則應(yīng)考慮暫緩實(shí)施或分期實(shí)施。
當(dāng)我們說(shuō)實(shí)施ERP是否成功時(shí)，不僅是指軟件模塊應(yīng)用了多少，也不是簡(jiǎn)單地指是否發(fā)到A級(jí)ERP企業(yè)的指標(biāo)，重要的是指實(shí)施后有沒(méi)有取得預(yù)期的效益。因此，企業(yè)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的預(yù)期效益也就是企業(yè)建立ERP系統(tǒng)的目標(biāo)。如果企業(yè)建立ERP系統(tǒng)沒(méi)有明確的目標(biāo)，那么日后驗(yàn)收時(shí)就很難說(shuō)清建立這樣一個(gè)系統(tǒng)是否取得成功。我們做投資效益分析也就是建立系統(tǒng)的目標(biāo)，在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)要對(duì)比目標(biāo)來(lái)評(píng)議實(shí)施的效果。此外，也可以根據(jù)預(yù)期效益來(lái)控制用于系統(tǒng)的投資。為此，對(duì)各個(gè)目標(biāo)要事先規(guī)定評(píng)價(jià)方法，附在報(bào)告中。
1、可能獲取的效益
一般來(lái)說(shuō)，實(shí)施ERP系統(tǒng)后，可能在以下方面產(chǎn)生效益，如： 降低庫(kù)存量。用少占用的資金利息表示； 降低超儲(chǔ)做成的浪費(fèi)。用少占用的資金利息和歷史上的報(bào)廢損失表示； 提高資源利用率。用增加銷(xiāo)售收入來(lái)表示； 減少采購(gòu)成本。用折扣優(yōu)惠、減少采購(gòu)管理費(fèi)（如差旅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、保管費(fèi)等）表示；提高交貨履約率。用減少違約賠償費(fèi)表示；減少財(cái)務(wù)差錯(cuò)。用減少壞帳損失表示；加速資金回收與周轉(zhuǎn)。用資金周轉(zhuǎn)次數(shù)表示；成本控制與精確計(jì)算。用定價(jià)不準(zhǔn)做成的虧損表示； 規(guī)范化管理對(duì)質(zhì)量的保證。用降低的質(zhì)量成本和廢品、返修損失表示；加快對(duì)市場(chǎng)的響應(yīng)速度。用增加的市場(chǎng)占有率和銷(xiāo)售收入表示。 這里只是舉來(lái)一些例子，主要說(shuō)明從哪些方面可以取得定量的效益數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行投資效益分析。
2、資金的投入
在購(gòu)買(mǎi)系統(tǒng)之前，對(duì)需要投入的資金只是一種預(yù)算，說(shuō)明在取得一定的資金利潤(rùn)率情況下可以支付的資金限額。這對(duì)選購(gòu)軟件是一種約束，在討論價(jià)格時(shí)是一個(gè)不可少的原則信息。可以設(shè)定幾種可能的限額，分別說(shuō)明預(yù)計(jì)的資金利潤(rùn)率和投資回收期，供領(lǐng)導(dǎo)決策參照。 資金投入包括：選型調(diào)研費(fèi)用（如差旅費(fèi)），系統(tǒng)費(fèi)用（如軟件、硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等），培訓(xùn)費(fèi)（外部和內(nèi)部講課費(fèi)，添置培訓(xùn)設(shè)施），售前售后服務(wù)費(fèi)（專(zhuān)家顧問(wèn)費(fèi)），用戶(hù)化、二次開(kāi)發(fā)，日常維護(hù)、項(xiàng)目人員開(kāi)支等。 關(guān)于投資效益分析的方法，教材很多，國(guó)家有關(guān)部門(mén)也有規(guī)定，分析時(shí)要注意資金的時(shí)間價(jià)值，這里就不再贅述。
12.3 可行性分析的注意事項(xiàng)
“需求分析報(bào)告”和“投資效益分析報(bào)告”是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。這兩份報(bào)告應(yīng)說(shuō)明“確實(shí)有需要”和“值得投資”。ERP系統(tǒng)的成敗，人是決定因素。如果用帕拉圖的ABC分類(lèi)來(lái)看，人是A類(lèi)，數(shù)據(jù)是B類(lèi)，軟件是C類(lèi)。因此，決策是要取得多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)成員的共識(shí)和支持，這是絕對(duì)必要的。還有幾點(diǎn)值得注意：
1、聽(tīng)聽(tīng)反調(diào)。 要鼓勵(lì)和提倡發(fā)表不同意見(jiàn)。多數(shù)企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)干部中對(duì)實(shí)施ERP系統(tǒng)普遍存在的看法是對(duì)采用ERP系統(tǒng)的必要性看法不一，或信心不足。要讓大家談出顧慮所在（有些顧慮并不是沒(méi)有道理的），以便統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)定信心。ERP的核心要素是人，“人心齊”是項(xiàng)目成功的保證。
2、領(lǐng)導(dǎo)層一致。 ERP項(xiàng)目不僅是一場(chǎng)變革，而且是一筆不小的投資，實(shí)施周期較長(zhǎng)，往往在一年左右甚至更長(zhǎng)；即使在新系統(tǒng)已全面應(yīng)用，成為人人須臾不可離手的工具時(shí)，也還要不斷改進(jìn)。因此，保證項(xiàng)目的連續(xù)性是很重要的。所以不僅企業(yè)第一把手要支持，所有廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要支持，才能持之以恒，取得成功。由于第一把手的人事變更使項(xiàng)目受挫的先例，并不罕見(jiàn)。
3、收益與成本的權(quán)衡 合理估算ERP應(yīng)用的收益與成本，尤其對(duì)于ERP系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中的隱含成本應(yīng)給予足夠的重視。
